मेल मर्ज की लंबे समय से चली आ रही परेशानियों में से एक एक्सेल में संख्याओं को सही ढंग से प्रारूपित करने में असमर्थता है। सौभाग्य से, हमारे पास हमेशा एक रास्ता है। मेल मर्ज में संख्या स्वरूपण त्रुटियों को ठीक करने के 3 तरीके यहां दिए गए हैं।
Microsoft Word का मेल मर्ज सबसे लोकप्रिय विशेषताओं में से एक है। यह बहुत प्रभावी ढंग से लेबल, पत्र टेम्पलेट, ईमेल या रिपोर्ट बनाता है। जब आप जानते हैं कि इसका उपयोग कैसे करना है, तो आप काम के घंटे बचा सकते हैं। दुर्भाग्य से, मेल मर्ज के सभी उपयोगों में महारत हासिल करना सिरदर्द हो सकता है।
मेल मर्ज सुविधा के साथ समस्याओं में से एक यह है कि यह एक्सेल स्प्रेडशीट में संख्याओं को ठीक से प्रारूपित नहीं कर सकता है। उदाहरण के लिए, एक्सेल में बिक्री का परिणाम अब 100 है लेकिन वर्ड में, यह अचानक 99.99999999996 में बदल जाता है!
सौभाग्य से, इस त्रुटि को ठीक करना मुश्किल नहीं है। वास्तव में, हमारे पास मेल मर्ज का उपयोग करते समय संख्या प्रारूप त्रुटियों को संभालने के 3 तरीके हैं । आप स्प्रेडशीट, मेल-मर्ज दस्तावेज़ संपादित कर सकते हैं या जिस तरह से दो फाइलें जुड़ी हैं, उसे बदल सकते हैं। हालांकि यह समाधान बहुत कम ज्ञात है, यह सबसे अच्छा विकल्प हो सकता है - सिवाय इसके कि यह अब Word 2016 का समर्थन नहीं करता है।
नोट: हालाँकि निम्न चरण Office 2016 में किए गए हैं , फिर भी यह Word और Excel के अन्य संस्करणों पर काम करता है।
मेल मर्ज के लिए एक्सेल से संख्याओं को सही ढंग से प्रारूपित करने का पहला तरीका एक वर्ड दस्तावेज़ को संपादित करना है। विशेष रूप से, आप इच्छित संख्या स्वरूप कोड को मर्ज फ़ील्ड - Word फ़ाइल में मर्ज फ़ील्ड लागू करेंगे। (मूल रूप से, मर्ज फ़ील्ड Word दस्तावेज़ को सूचित करते हैं कि एक्सेल स्प्रेडशीट में किस कॉलम में डेटा को हैंडल करना है।) किसी फ़ील्ड में फ़ॉर्मेटिंग लागू करने के लिए, आपको एक न्यूमेरिक स्विच (जिसे पहले पिक्चर स्विच के रूप में जाना जाता है, शामिल होना चाहिए। ) क्षेत्र के कोड बॉक्स में।
सबसे पहले आपको वास्तविक फ़ील्ड कोड पता होना चाहिए। मेल मर्ज दस्तावेज़ खोलें और विंडो के शीर्ष पर मेलिंग टैब पर क्लिक करें । सुनिश्चित करें कि पूर्वावलोकन परिणाम बटन बंद है ताकि आप मेल-मर्ज फ़ील्ड देख सकें। फिर मेल-मर्ज बॉक्स (जैसे " दान" ) पर राइट-क्लिक करें और टॉगल फील्ड कोड चुनें । आप उस फ़ील्ड के लिए कोड देखेंगे, जिसे घुंघराले ब्रेसिज़ द्वारा पहचाना जाता है, उदाहरण के लिए: {MERGEFIELD दान} । अब इस कोड के लिए कोड के अंत में संख्यात्मक स्विच सम्मिलित करके इस क्षेत्र के लिए कोड संपादित करें:
| {MERGEFIELD दान # # $ #, ## 0.00} |
सॉफ्टवेयर कई छवि कोड प्रदान करता है। यहाँ 4 उदाहरण हैं जो परिणाम के अनुरूप हैं:
| {MERGEFIELD Sales \ # 00.00} 01.00 {MERGEFIELD Sales \ # $ ###} $ 15 {MERGEFIELD Sales \ # $ #, ## 0.00} $ 1,500.00 {MERGEFIELD दिनांक \ @ "MMMM d"} 26 नवंबर |
जैसा कि आप देख सकते हैं, संख्यात्मक स्विच कोड एक्सेल प्रारूप कोड के समान है, सिवाय इसके कि संख्या "\ #" है और दिनांक "\ @" है। (ध्यान दें, दिनांक कोड में उद्धरण चिह्नों का उपयोग करें लेकिन संख्यात्मक कोड में नहीं।) अधिक कोड देखने के लिए, नीचे दी गई तालिका पर जाएं या Microsoft Word में "संख्यात्मक स्विच" के लिए ऑनलाइन सहायता पर जाएं।
Excel स्प्रेडशीट में "बिक्री" कॉलम में संख्यात्मक फ़ील्ड कोड डेटा को कैसे हैंडल करते हैं, इसके कुछ उदाहरण यहां दिए गए हैं।
वास्तव में, वर्ड और एक्सेल एक ही प्रारूप कोड का उपयोग करते हैं, इसलिए वे एक ही प्रारूप सुविधा का उपयोग क्यों नहीं करते हैं ? उदाहरण के लिए, इस तरह MergeField फ़ंक्शन का उपयोग क्यों न करें:
| {MERGEFIELD (दान, "$ #, ## 0.00")} |
यह वास्तव में कई लोगों की चिंता है और शायद केवल Microsoft ही इसका उत्तर जानता है।
नोट: याद रखें कि जब आप एक संख्यात्मक स्विच जोड़ते हैं या बदलते हैं, तो परिणाम तुरंत दिखाई नहीं देंगे। आपको फ़ील्ड को अपडेट करना होगा (उस पर राइट-क्लिक करें और अपडेट फ़ील्ड चुनें ), या मेलिंग बटन > पूर्वावलोकन परिणाम पर क्लिक करें । कभी-कभी, आपको इस ऑपरेशन को 2 से 3 बार दोहराना होगा। यदि आप मेल-मर्ज विज़ार्ड का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको अपने द्वारा किए गए परिवर्तनों के प्रभाव को देखने के लिए एक कदम पीछे और पूर्ववत करना पड़ सकता है।
मिश्रण क्षेत्र में न्यूमेरिक स्विच अच्छी तरह से काम करते हैं, लेकिन उनका उपयोग याद रखना थोड़ा मुश्किल है और गलतियाँ करना आसान है। यदि आप भी ऐसा ही महसूस करते हैं, तो अगले दो तरीकों में से एक को आजमाएँ।
यह मेल मर्ज का उपयोग करते समय त्रुटियों को प्रारूपित करने से बचने में आपकी सहायता करने का एक तरीका है। एक्सेल स्प्रेडशीट में, एक फॉर्मूला युक्त कॉलम डालें, जो एक्सेल में संख्याओं या तारीखों को उस टेक्स्ट फॉर्मेट में कनवर्ट करता है, जिसे आप मेल मर्ज दस्तावेज़ में दिखाना चाहते हैं।
ऐसा करने के लिए, आपको एक्सेल के पाठ फ़ंक्शन का उपयोग करने की आवश्यकता है। यह उपयोगकर्ताओं को ठीक उसी तरह से संख्याओं या तिथियों को समकक्ष पाठ प्रारूप में बदलने की अनुमति देता है, जिस तरह से उपयोगकर्ता चाहता है। इस समाधान का नकारात्मक पक्ष यह है कि आपको फ़ॉर्मेटिंग कोड जानना होगा। हालाँकि ये कोड कस्टम नंबर प्रारूप सुविधा में उपयोग किए गए कोड के समान हैं, लेकिन कुछ एक्सेल उपयोगकर्ता उनके अस्तित्व के बारे में जानते हैं।
उदाहरण के लिए, TEXT (B3, "$ #, ## 0.00") और TEXT (C5, "M / dd / yy") सूत्र संख्यात्मक और दिनांक डेटा को पाठ डेटा में परिवर्तित करते हैं (इस उदाहरण में) वे "$ 12,345.67" और "12/01/10") हैं।
युक्ति: आपको इन फ़ार्मुलों वाली कोशिकाओं को विभिन्न शैलियों, जैसे कि इटैलिक या किसी अन्य अजीब रंग में प्रारूपित करना चाहिए, ताकि आपको याद दिलाया जा सके कि संख्याएं केवल पाठ हैं। Excel के पुराने संस्करणों में , इन "संख्याओं" का उपयोग गणनाओं में नहीं किया जा सकता है। Excel 2016 में, आप SUM और AVERAGE जैसे योग कार्यों को छोड़कर, सभी फ़ार्मुलों में उनका उपयोग कर सकते हैं।
पाठ जैसे सांख्यिक और दिनांक स्वरूपों का लाभ यह है कि पाठ को Excel में दस्तावेज़ में परिवर्तित किया जाता है जो बिना विकृति के मेल मर्ज का उपयोग करता है। फ़ॉन्ट, आकार, रंग जैसे प्रारूप विकल्प अपरिवर्तित हैं।
नीचे दाईं ओर सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले कोड का संग्रह है। ध्यान रखने वाली बात यह है कि "0" और "#" दोनों संख्याओं के लिए प्लेसहोल्डर हैं, लेकिन "0" नंबर 0 को पहली या आखिरी स्थिति में आने के लिए मजबूर करेगा। "#" एक नंबर के साथ प्रतिस्थापित किया जाएगा यदि यह एक अग्रणी या अंतिम शून्य नहीं है। इसलिए, कोड "00000" यह सुनिश्चित करेगा कि अग्रणी जर्सी न्यू जर्सी के पोस्टकोड से छोटा नहीं है।
संख्या, दिनांक और समय के लिए इन कोडों का उपयोग TEXT फ़ंक्शन या Excel के कस्टम नंबर प्रारूप (कस्टम) में किया जा सकता है। इसके अलावा, उन्हें वर्ड मेल-मर्ज फील्ड में "न्यूमेरिक स्विच" में भी इस्तेमाल किया जा सकता है।
ध्यान दें, Microsoft 2013 में Excel और Word में कोड कैसे काम करता है, इसके बीच बहुत कम अंतर है। एक्सेल में, आप महीनों और मिनटों के लिए "M" या "m" का उपयोग कर सकते हैं। ज्यादातर मामलों में, एक्सेल यह जानने के लिए पर्याप्त स्मार्ट है कि आप किस इकाई का उल्लेख कर रहे हैं। लेकिन वर्ड उस तरह "स्मार्ट" नहीं है। महीने को इंगित करने के लिए आपको अपरकेस अक्षरों का उपयोग करना चाहिए। इसके अलावा, एक्सेल में एक अतिरिक्त कोड "MMMMM" भी है, जो महीने के लिए केवल एक संक्षिप्त नाम देता है (उदाहरण के लिए: J, F, M, A, ...)।
स्प्रेडशीट में TEXT फ़ंक्शन वाले कुछ कॉलम जोड़ना, मेल मर्ज का उपयोग करते समय संख्यात्मक स्वरूपण त्रुटियों को ठीक करने के लिए एक सरल समाधान है। आपको बस यह याद रखने की जरूरत है कि ये सेल नंबर की तरह लग सकते हैं, लेकिन उन पर SUM और AVERAGE फ़ंक्शन लागू नहीं कर सकते। यदि आपको उन्हें फिर से संख्याओं में बदलने की आवश्यकता है, तो आपको केवल VALUE फ़ंक्शन का उपयोग करने की आवश्यकता है।
TEXT () फ़ंक्शन के बजाय, कुछ लोग दशमलव की संख्या कम करने के लिए ROUND () फ़ंक्शन का उपयोग करना पसंद करते हैं। जैसा कि इसके नाम का तात्पर्य है, एक्सेल का ROUND () फ़ंक्शन डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोगकर्ता चयनित स्थिति में दशमलव संख्या को ऊपर या नीचे करेगा। इस दृष्टिकोण का लाभ यह है कि गोल संख्याएं पाठ्य नहीं हैं और अभी भी गणना के लिए उपयोग की जा सकती हैं। कई मामलों में, हालांकि ROUND () फ़ंक्शन मेल मर्ज के साथ अच्छी तरह से काम करता है, आप निम्नलिखित कारणों से इससे बचना चाहते हैं:
कुछ दुर्लभ मामलों में, ROUND फ़ंक्शन मेल मर्ज को थोड़ा विचलित करने का कारण बनता है। उदाहरण के लिए, 1.0014 के बजाय, मेल मर्ज अब 1.0013 दिखाता है।
उपरोक्त दो विधियां अपेक्षाकृत सरल हैं, लेकिन अगर ऐसे कई क्षेत्र हैं, जिन्हें स्वरूपण की आवश्यकता है, तो वे आपके लिए निराशाजनक हो सकते हैं क्योंकि आपको प्रारूप कोड को याद रखने की आवश्यकता है और यद्यपि कोड समान हैं, उन्हें अलग-अलग तरीकों से उपयोग किया जा सकता है।
Word, DDE (डायनेमिक डेटा एक्सचेंज) के माध्यम से एक्सेल कार्यपुस्तिका से लिंक करने के लिए एक हल्का, आसान समाधान है, जो सामान्य फिक्स्ड-लिंक प्रक्रिया से बेहतर है। यह जटिल लगता है, लेकिन अगर आपने मेल मर्ज में महारत हासिल की है, तो डीडीई सिर्फ एक "छोटी चीज" है। यह एक सरल दो कदम प्रक्रिया है। पहले कदम के रूप में, आपको बस DDE के माध्यम से फ़ाइल खोलने के लिए Word चालू करना होगा। इस प्रक्रिया को केवल एक बार करने की आवश्यकता है।
क्या Office 2016 DDE का समर्थन करता है? डायनेमिक डेटा एक्सचेंज एक पुरानी तकनीक है। कभी-कभी यह ठीक काम करता है लेकिन कभी-कभी यह कार्यालय 2016 में काम नहीं करता है। आपको वर्ड से इसे एक्सेस करने से पहले एक्सेल डेटा स्रोत को खोलना चाहिए। आम तौर पर एक्सेल डेटा स्रोतों के साथ, आपको वर्कशीट की पहली पंक्ति से डेटा आयात करना शुरू करना होगा। यदि आप पर्याप्त धैर्य रखते हैं, तो आप Office 2016 में DDE का उपयोग कर सकते हैं)।
DDE लिंक के लिए Word 2013 सेट करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
अब से, आपको ऊपर वाला कभी नहीं करना है। अब आप IDE सहित विभिन्न स्वरूपों और रास्तों में Word की एक प्रति खोल सकते हैं। एकमात्र प्रभाव यह है कि हर बार जब आप एक गैर-वर्ड फ़ाइल खोलते हैं, तो कार्यक्रम आपको एक विकल्प देगा।
दूसरे चरण के लिए मेल मर्ज प्रक्रिया के लिए स्रोत और अंतिम डेटा का चयन करने के लिए है (मेल के चरण 3 में मर्ज विज़ार्ड में पद या दबाने के बाद प्राप्तकर्ताओं का चयन करें रिबन में चिट्ठियाँ )। अब आपको केवल 3 और क्लिक करने की आवश्यकता है।
यदि आपने Word दस्तावेज़ के लिए स्प्रेडशीट का चयन किया है, तो आपको इसे फिर से चुनना पड़ सकता है, लेकिन इस बार DDE लिंक के माध्यम से। यह बात है! अब से, आपका एक्सेल प्रारूप वर्ड मेल मर्ज दस्तावेज़ों पर सही तरीके से लागू होगा और आपको केवल उस डेटा को याद रखना होगा जिसे आप एक्सेल वर्कबुक की पहली कार्यपुस्तिका में मर्ज करना चाहते हैं।
ऊपर यह है कि मेल मर्ज में संख्या प्रारूप त्रुटि को कैसे ठीक किया जाए । आशा है कि वे आपके लिए उपयोगी हों। अगर कोई रास्ता है, तो हमारे साथ साझा करने में संकोच न करें।
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