मेल आउटलुक के साथ आउटलुक में बल्क व्यक्तिगत संदेश भेजते हैं

मेल मर्ज उन पुराने दोस्तों में से एक है जो आपने वर्षों में संपर्क नहीं किया है। हमेशा कम करके आंका और अनदेखा किया, जब तक कि जिस दिन की आपको सख्त जरूरत न हो।

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जब तक आपको कुछ सौ निमंत्रण भेजने का प्रबंध नहीं किया जाता है तब तक आपको इसकी क्षमता का एहसास नहीं होता है। हो सकता है, वे शादी के निमंत्रण हों या पते के लेबल और नाम के बैज हों। चिंता न करें, आप केवल कुछ ही मिनटों में और कुछ ही क्लिक के साथ Microsoft Outlook 2016 के साथ बड़ी मात्रा में वैयक्तिकृत मेल भेज सकते हैं। निम्नलिखित लेख आपको ऐसा करने के लिए मार्गदर्शन करेगा।

आपको मेल मर्ज का उपयोग कब करना चाहिए?

मेल मर्ज का उपयोग तब किया जाता है जब आप कई दस्तावेज़ बनाना चाहते हैं जो अनिवार्य रूप से समान होते हैं लेकिन प्रत्येक दस्तावेज़ में अपना विवरण होता है। ईमेल में समान प्रारूप और सामग्री के साथ-साथ यदि कोई हो तो ग्राफिक्स भी होते हैं। उदाहरण के लिए, निमंत्रण में नाम, पते के अलावा सभी समान सामग्री होती है ...

मेल को लोगों के समूह में भेजने के विपरीत, मेल मर्ज प्रत्येक प्राप्तकर्ता को अद्वितीय प्राप्तकर्ता बनाता है।

मेल मर्ज सुविधा 2 भागों का उपयोग करती है:

• मुख्य दस्तावेज़ (यहां: Microsoft Word) जहां आप ईमेल की सामग्री लिखते हैं।
• डेटा स्रोत बदलता है (यहाँ: Microsoft Outlook संपर्क) आमतौर पर प्राप्तकर्ता का पता और नाम होता है।

ये दो भाग "मर्ज" हैं। Microsoft Office सुइट के भाग के रूप में Outlook के साथ, आप इस सुविधा का उपयोग कई लोगों को मेल भेजने के लिए कर सकते हैं, प्रत्येक मेल एक अलग संपर्क के लिए व्यक्तिगत रूप से कर सकते हैं।

Microsoft Office आपको पते के विवरण के लिए विभिन्न डेटा स्रोतों का उपयोग करने की अनुमति देता है, उदाहरण के लिए, आप एक्सेल स्प्रेडशीट या यहां तक ​​कि एक एक्सेस डेटाबेस का उपयोग कर सकते हैं। यहां, आप ईमेल भेजने के लिए Outlook संपर्कों का उपयोग करेंगे।

मेल मर्ज के लिए संपर्क तैयार करें

Outlook लॉन्च करने के बाद आप निम्न चरणों का पालन करते हैं:

1. अपनी संपर्क सूची प्रदर्शित करने के लिए लोग खोलें ।

उन संपर्कों ( Ctrl + Click ) का चयन करें जिन्हें आप अपनी व्यक्तिगत ईमेल सूची में शामिल करना चाहते हैं। बड़ी सूची को आसानी से प्रबंधित करने के लिए, उपलब्ध सॉर्ट विकल्प का उपयोग करें ( सभी के बगल में नीचे तीर पर क्लिक करें )। आप श्रेणी (द्वारा सॉर्ट कर सकते हैं प्रकार श्रेणियाँ द्वारा ) एक ही ड्रॉप-डाउन मेनू में।

नोट: मेल मर्ज वितरण सूचियों के साथ काम नहीं करता है।

2. रिबन से , मेल मर्ज> होन> एक्शन ग्रुप चुनें ।

3. मेल मर्ज संपर्क स्क्रीन में , केवल चयनित संपर्कों का चयन करें यदि चयनित संपर्क के लिए एक व्यक्तिगत ईमेल भेजा जाता है। मर्ज विकल्प के तहत , निम्न पैरामीटर चुनें:

• दस्तावेज़ प्रकार : प्रपत्र पत्र।
• मर्ज करें : ईमेल
• संदेश विषय पंक्ति : सभी ईमेलों के लिए विषय पंक्ति अपरिवर्तित है। इसलिए, आप यह आपका ध्यान प्राप्त करेंगे का चयन करें ।

4. ओके पर क्लिक करें और फिर आपके व्यक्तिगत संदेश की रचना के लिए Microsoft Word आपको लॉन्च करेगा।

Microsoft Word में वैयक्तिकृत संदेश लिखें

रिबन पर मेलिंग टैब पर , ग्रीटिंग लाइनों के साथ संदेश शुरू करने के लिए ग्रीटिंग लाइन का चयन करें ।

जैसा कि आप यहां देख सकते हैं, संवाद बॉक्स पहले से ही भरा हुआ है। यह आपकी संपर्क सूची से नाम के लिए सिर्फ एक प्लेसहोल्डर है। नीचे, आप अपनी सूची से नामों का पूर्वावलोकन देख सकते हैं। आप यहां दिए गए विकल्पों के साथ आइटम को कस्टमाइज़ कर सकते हैं।

ध्यान दें कि मर्ज फ़ील्ड आपकी मेलिंग सूची में कॉलम हेडर से आती है। इसलिए, यदि कोई बेमेल है, तो मिलान फ़ील्ड का उपयोग करके यह सुनिश्चित करें कि मर्ज सटीक रहता है। यदि वह फ़ील्ड जिसे आप मिलान नहीं करना चाहते हैं , तो उस फ़ील्ड के लिए ड्रॉप-डाउन सूची पर क्लिक करें और उस कॉलम के नाम का चयन करें जो आपकी सूची में उस कॉलम से मेल खाता है।

जब आप ओके पर क्लिक करते हैं , तो वर्ड डॉक्यूमेंट में ग्रीटिंग लाइन के लिए एक प्लेसहोल्डर फ़ील्ड प्रदर्शित होता है। आप दस्तावेज़ के लिए अतिरिक्त फ़ील्ड के साथ अतिरिक्त जानकारी दर्ज कर सकते हैं।

इन्सर्ट मर्ज फ़ील्ड पर क्लिक करें । यह डेटा आपके मूल डेटा स्रोत में प्रदर्शित होना चाहिए जो इस स्थिति में Outlook में संपर्क जानकारी है।

ग्रीटिंग लाइन को प्रारूपित करने के लिए जिस तरह से आप चाहते हैं, पूरे क्षेत्र को हाइलाइट करें, जिसमें अनुगामी संकेत शामिल हैं। होम टैब पर जाएं और फ़ॉन्ट सेटिंग्स का उपयोग करें । इसके अलावा, लाइन स्पेसिंग को यह सुनिश्चित करने के लिए सेट करें कि लाइन स्पेसिंग बाकी दस्तावेज़ में दूरी से मेल खाती है।

संदेश का पाठ दर्ज करें

संदेश का उद्घाटन GreetingLine प्लेसहोल्डर और / या आपके द्वारा अतिरिक्त केस परिवर्धन की सहायता से सम्मिलित किए गए किसी भी फ़ील्ड है। अब आप अपना संदेश लिखना शुरू करें।

जब संदेश का मुख्य भाग पूरा हो जाए, तो समाप्त करें और मर्ज करें> ईमेल संदेश भेजें पर क्लिक करें। क्लिक करें ठीक संवाद बॉक्स में मर्ज ईमेल करने के लिए।

वर्ड तब प्रत्येक संबंधित ईमेल पते पर अलग-अलग पत्र भेजता है। आप अन्य प्राप्तकर्ता को CC या BCC नहीं कर सकते और आप ईमेल में अटैचमेंट नहीं जोड़ सकते।

आप मेल मर्ज के लिए उपयोग किए गए दस्तावेज़ को सहेज सकते हैं, क्योंकि यह डेटा स्रोत के लिंक को भी बचाता है, अर्थात संपर्क। जब आप मेल मर्ज दस्तावेज़ खोलते हैं, तब हाँ का चयन करें जब Word आपको कनेक्ट रहने के लिए संकेत देता है।

एक बार जब आपको इसकी आदत हो जाती है, तो पूरी प्रक्रिया शुरू होने से खत्म होने में केवल कुछ मिनट लगते हैं। इसके अलावा, प्रत्येक व्यक्ति के लिए ईमेल की रचना करने में समय व्यतीत करने के बजाय, आप समूह के लोगों की संख्या की परवाह किए बिना समूह के लिए भी ऐसा कर सकते हैं।