एक्सेल में फर्स्ट और लास्ट नेम को कैसे अलग करें

जानकारी को छोटे-छोटे टुकड़ों में बांटने के लिए आप एक्सेल का इस्तेमाल कर सकते हैं। आपको जिस डेटा की आवश्यकता है उसे खोजना और उसमें हेरफेर करना कई एक्सेल उपयोगकर्ताओं के लिए एक महत्वपूर्ण लक्ष्य है।

यदि आपके पास किसी व्यक्ति का पूरा नाम है, तो आपको केवल उनके पहले नाम या उनके अंतिम नाम पर ध्यान देने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने ग्राहकों को एक दोस्ताना स्वचालित ईमेल भेज रहे हैं, तो आपको अवैयक्तिक लगने से बचने के लिए उनके पहले नामों का उपयोग करना होगा। यदि आप मतदान उत्तरदाताओं की सूची देख रहे हैं, तो गुमनामी बनाए रखने के लिए केवल उनके अंतिम नामों का उपयोग करना या उनके अंतिम नामों को छिपाना महत्वपूर्ण हो सकता है।

एक्सेल इस प्रक्रिया को सीधा बनाता है, और आप कई अलग-अलग दृष्टिकोण अपना सकते हैं। यहां एक ट्यूटोरियल है जो सूत्रों का उपयोग करके अलग-अलग प्रथम नाम और अंतिम नाम कॉलम बनाने में आपकी सहायता करेगा। हम मध्य नामों के मुद्दे को भी कवर करते हैं।

नामों को भागों में विभाजित करने के लिए एक्सेल सूत्र

आप कहाँ से शुरू करते हैं?

पहले नामों को अलग करना

यह सामान्य सूत्र है:

= बाएँ (सेल, FIND ("", सेल, 1) -1)

इसे निष्पादित करने के लिए, सेल को उस सेल पॉइंटर से बदलें जिसमें पहला पूरा नाम है जिसे आप विभाजित करना चाहते हैं। इस उदाहरण में, आप B2 का चयन करना चाहते हैं और सूत्र दर्ज करना चाहते हैं:

=LEFT(A2,FIND(" ",A2,1)-1)

हालांकि, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि कुछ उपकरणों पर, यह सूत्र अल्पविराम के बजाय अर्धविराम का उपयोग करता है। इसलिए यदि उपरोक्त सूत्र आपके लिए काम नहीं करता है, तो आपको इसके बजाय निम्न संस्करण का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है:

= बाएँ (सेल; FIND (""; सेल; 1) -1)

उदाहरण में, आप इसका उपयोग करेंगे:

=LEFT(A2,FIND(" ",A2,1)-1)

अब आप बस भरण हैंडल को प्रथम नाम कॉलम के अंत तक खींच सकते हैं।

LEFT फ़ंक्शन आपको पाठ के बाएँ सिरे से प्रारंभ करते हुए एक स्ट्रिंग को अलग करने देता है। इस सूत्र का FIND भाग पूरे नाम में पहली जगह का पता लगाता है, इसलिए आपको अपने पूरे नाम का वह हिस्सा मिलता है जो खाली जगह से पहले आता है।

इसलिए, हाइफ़न किए गए पहले नाम एक साथ रहते हैं, और ऐसे पहले नाम भी होते हैं जिनमें विशेष वर्ण होते हैं। लेकिन आपके पूर्ण नाम कॉलम में मध्य नाम या मध्य आद्याक्षर नहीं होंगे।

अल्पविराम या अर्धविराम?

सूत्र सभी के लिए समान क्यों नहीं है?

कई एक्सेल उपयोगकर्ताओं के लिए, एक्सेल फ़ंक्शन इनपुट डेटा को अलग करने के लिए अल्पविराम का उपयोग करते हैं। लेकिन कुछ उपकरणों पर, क्षेत्रीय सेटिंग्स भिन्न होती हैं।

यह पता लगाने के लिए कि आपके एक्सेल द्वारा किस प्रतीक का उपयोग किया जाता है, बस सूत्र में टाइप करना प्रारंभ करें। जब आप एंटर = लेफ्ट ( शुरू करते हैं , तो आपको एक हॉवर टेक्स्ट दिखाई देगा जो सही फॉर्मेटिंग का सुझाव देगा।

अंतिम नाम अलग करना

अंतिम नामों को अलग करने के लिए समान दृष्टिकोण अपनाएं। इस बार, आपको राइट फॉर्मूले का उपयोग करना चाहिए, जो राइट साइड से शुरू होने वाली स्ट्रिंग्स को अलग करता है।

आपको जिस सूत्र की आवश्यकता है वह है:

= राइट (सेल, LEN (सेल) - सर्च ("#", सबस्टिट्यूट (सेल," "," #", LEN (सेल) - LEN (सब्स्टीट्यूट (सेल, "", "")))))

उपरोक्त उदाहरण में, आप कक्ष C2 में निम्न सूत्र का उपयोग करेंगे:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH("#",SUBSTITUTE(A2," ","#",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))

एक बार फिर, आपको अल्पविराम से अर्धविराम पर स्विच करने की आवश्यकता हो सकती है, जिसका अर्थ है कि आपको इसका उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है:

=RIGHT(A2;LEN(A2)-SEARCH("#";SUBSTITUTE(A2;" ";"#";LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2;" ";"")))))

हाइफ़न किए गए अंतिम नाम और विशेष वर्णों वाले अंतिम नाम बरकरार रहते हैं।

यह सूत्र प्रथम नाम वाले सूत्र से अधिक जटिल क्यों है? मध्य नामों और मध्य नामों को अंतिम नामों से अलग करना अधिक कठिन है।

यदि आप चाहते हैं कि मध्य नाम और आद्याक्षर अंतिम नामों के साथ सूचीबद्ध हों, तो आप सूत्र का उपयोग कर सकते हैं:

= राइट (सेल, लेन (सेल) - सर्च ("", सेल))

या:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))

या:

=RIGHT(A2;LEN(A2)-SEARCH(" ";A2))

लेकिन क्या होगा अगर आप मध्य नामों को अलग करना चाहते हैं? यह कम आम है लेकिन यह जानना उपयोगी हो सकता है।

मध्य नाम अलग करना

मध्य नामों का सूत्र निम्न है:

=MID(सेल, सर्च("", सेल) + 1, सर्च("", सेल, सर्च("", सेल)+1) - सर्च("", सेल)-1)

उपरोक्त उदाहरण में, आपको मिलता है:

=MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)-1)

यदि आपका एक्सेल अर्धविराम का उपयोग करता है, तो सूत्र है:

=MID(A2;SEARCH(" ";A2)+1;SEARCH(" ";A2;SEARCH(" ";A2)+1)-SEARCH(" ";A2)-1)

सूत्र दर्ज करने के बाद, भरण हैंडल को नीचे खींचें। यहाँ एक मध्य नाम स्तंभ ऊपर के उदाहरण में जोड़ा गया है:

यदि पूरे नाम में कोई मध्य नाम या आद्याक्षर नहीं है, तो आपको इस कॉलम में शून्य-मान मिलते हैं, जो #VALUE! के रूप में प्रदर्शित हो सकते हैं। #VALUE! के स्थान पर रिक्त सेल प्राप्त करने के लिए, आप IFERROR फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

फिर, आपका सूत्र बन जाता है:

=IFERROR(MID(सेल, सर्च("", सेल) + 1, सर्च("", सेल, सर्च("", सेल)+1) - सर्च("", सेल)-1),"")

या:

=IFERROR(MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)-1),"")

या:

=IFERROR(MID(A2;SEARCH(" ";A2)+1;SEARCH(" ";A2;SEARCH(" ";A2)+1)-SEARCH(" ";A2)-1);"")

एकाधिक मध्य नामों को अलग करने का एक तरीका

यदि आपकी सूची में किसी के पास एक से अधिक मध्य नाम हैं तो क्या होगा? उपरोक्त सूत्र का उपयोग करके, केवल उनका पहला मध्य नाम ही प्राप्त किया जाएगा।

इस मुद्दे को हल करने के लिए, आप मध्य नामों को अलग करने के लिए एक अलग दृष्टिकोण का प्रयास कर सकते हैं। यदि आपके पास प्रथम नाम और अंतिम नाम के कॉलम बनाए गए हैं, तो आप उन्हें आसानी से काट सकते हैं। जो कुछ बचा है उसे मध्य नाम के रूप में गिना जाएगा।

यह सूत्र है:

= ट्रिम (मध्य (सेल1, लेन (सेल 2) +1, लेन (सेल 1) -लेन (सेल 2 और सेल 3)))

यहां, सेल 1 कॉलम के पूर्ण नाम के तहत सेल पॉइंटर को संदर्भित करता है, सेल 2 कॉलम फर्स्ट नेम के तहत सेल पॉइंटर को संदर्भित करता है, जबकि सेल 3 कॉलम लास्ट नेम के तहत सेल पॉइंटर को संदर्भित करता है। उपरोक्त उदाहरण में, हमें मिलता है:

=TRIM(MID(A2,LEN(B2)+1,LEN(A2)-LEN(B2&D2)))

या:

=TRIM(MID(A2;LEN(B2)+1;LEN(A2)-LEN(B2&D2)))

यदि आप इस सूत्र के साथ चलते हैं, तो आपको शून्य-मानों के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी।

त्वरित पुनर्कथन

यहां सूत्र दिए गए हैं जिनका उपयोग आप पूर्ण नामों को भागों में विभाजित करने के लिए कर सकते हैं:

प्रथम नाम: = बाएँ (सेल, FIND ("", सेल, 1) -1)

अंतिम नाम: = राइट (सेल, LEN (सेल) - SEARCH ("#", सबस्टिट्यूट (सेल," ", "#", LEN (सेल) - LEN (सबस्टिट्यूट (सेल, "", "")))) )

मध्य नाम: =IFERROR(MID(सेल, सर्च("", सेल) + 1, सर्च("", सेल, सर्च("", सेल)+1) - सर्च("", सेल)-1)," ”)

मध्य नामों के लिए वैकल्पिक सूत्र: =TRIM(MID(cell1,LEN(cell2)+1,LEN(cell1)-LEN(cell2&cell3)))

सूत्र का उपयोग किए बिना पहले और अंतिम नाम को अलग करना

यदि आपको ऐसा नहीं लगता है कि बहुत सारे फॉर्मूले टाइप कर रहे हैं जो गलत दर्ज हो सकते हैं, तो एक्सेल के बिल्ट-इन कन्वर्ट टेक्स्ट टू कॉलम विजार्ड का लाभ उठाएं।

1. सुनिश्चित करें कि शीर्ष पर मेनू से डेटा टैब चुना गया है और उस कॉलम को हाइलाइट करें जिसे आप कनवर्ट करना चाहते हैं।
2. फिर,  टेक्स्ट टू कॉलम पर क्लिक करें ।
3. अगला, सुनिश्चित करें कि  सीमांकित चुना गया है और अगला क्लिक करें ।
4. अब, विकल्पों में से स्पेस  चुनें और नेक्स्ट पर क्लिक करें ।
5. फिर,  गंतव्य को “ $B$2 ” में बदलें और  समाप्त पर क्लिक करें। अंतिम परिणाम इस तरह दिखना चाहिए।

एक अंतिम शब्द

एक्सेल में इस समस्या को हल करने के और भी कई तरीके हैं। यदि उपलब्ध विकल्पों में से कोई भी वह नहीं करता जो आपको चाहिए, तो कुछ और शोध करें।

सूत्रों का उपयोग करना अपेक्षाकृत सरल है और यह आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे Excel के संस्करण पर निर्भर नहीं करता है। लेकिन दुर्भाग्य से, आप अभी भी त्रुटियों में भाग सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि किसी व्यक्ति का पूरा नाम उनके परिवार के नाम से शुरू होता है, तो यह गलत तरीके से विभाजित हो जाएगा। फ़ार्मुलों में अंतिम नामों के साथ भी परेशानी होगी जिनमें उपसर्ग या प्रत्यय शामिल हैं, जैसे कि ले कैर्रे या वैन गॉग। यदि किसी का नाम जूनियर से समाप्त होता है, तो वह उनके अंतिम नाम के रूप में सूचीबद्ध हो जाएगा।

हालाँकि, ऐसे संशोधन हैं जिन्हें आप इन मुद्दों के प्रकट होने पर हल करने के लिए जोड़ सकते हैं। सूत्रों के साथ काम करने से आपको इन जटिलताओं से निपटने के लिए आवश्यक लचीलापन मिलता है।