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यदि आप नियमित रूप से बैठकें आयोजित करते हैं, तो आप अपने आमंत्रणों पर प्रतिक्रिया प्राप्त करने के महत्व को समझते हैं। यह अनुमान लगाना कि बैठक में कौन शामिल होगा, एक बड़ी समस्या है जो कई कारणों से एक अन्यथा सुव्यवस्थित घटना के लिए एक ट्रेन दुर्घटना का कारण बन सकती है। साथ ही, आपको आश्वासन की आवश्यकता है कि जिन लोगों को आप मीटिंग में बोलने के लिए आमंत्रित करते हैं वे वास्तव में दिखाई देंगे।
सौभाग्य से, आपको मीटिंग आपदा के कारण शर्मिंदगी या पैसे खोने का जोखिम नहीं उठाना पड़ेगा। Microsoft Office डिजिटल कैलेंडर ऐप्स में अग्रणी है। सबसे अच्छे कार्यों में से एक कैलेंडर की गई घटनाओं को ट्रैक करना है जो आप ऐप में बनाते हैं। एक बार जब आप निमंत्रण भेज देते हैं, तो आप बस अपने डिजिटल RSVP के जवाबों की प्रतीक्षा कर सकते हैं।
क्या आपको यह जाँचने में सहायता चाहिए कि Microsoft Outlook पर आपके मीटिंग अनुरोध को किसने स्वीकार किया है? यह आलेख आउटलुक मीटिंग आयोजकों के लिए निर्देशों को सूचीबद्ध करता है, यह देखने के लिए कि कौन से उपस्थित लोग आमंत्रण का जवाब देते हैं। प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के लिए चरणों को चरण-दर-चरण फैशन में संकलित किया गया है।
विंडोज पीसी पर मीटिंग आउटलुक को किसने स्वीकार किया है, इसकी जांच कैसे करें
मीटिंग बनाने के बाद, आप मीटिंग आयोजक बन जाते हैं। आयोजक के रूप में, आपके पास उपस्थित लोगों की तुलना में मीटिंग के बारे में अधिक विवरण तक पहुंच होती है, और आप जितनी बार चाहें उपस्थित लोगों की स्थिति देख सकते हैं। यदि आवश्यक हो तो अतिरिक्त पत्राचार के लिए प्रतिक्रियाओं के अलावा आप उनके ईमेल पते भी देख सकते हैं।
इन चरणों के साथ मीटिंग्स के प्रतिसाद देखने के लिए Microsoft Outlook में ट्रैकिंग सूची का उपयोग करें:
अंतिम चरण मीटिंग उपस्थिति सूची खोलेगा। प्रतिक्रिया कॉलम में, आप देखेंगे कि आपके द्वारा आमंत्रित किए गए लोगों ने आमंत्रण स्वीकार किया, अस्वीकार किया या आमंत्रण का जवाब नहीं दिया. याद रखें कि सहभागी को आपको कोई प्रतिक्रिया भेजने की आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, यदि वे नहीं करते हैं, तो आप ऐप के माध्यम से उनकी उपस्थिति को ट्रैक नहीं कर सकते।
अगर आप आमंत्रित लोगों से संपर्क करना चाहते हैं जिन्होंने किसी तरह से जवाब नहीं दिया, तो आप ईमेल के माध्यम से संपर्क कर सकते हैं।
केवल मीटिंग आयोजक ही ट्रैकिंग मेनू देख सकता है। यदि आपने Microsoft 365 का उपयोग करके मीटिंग जनरेट की है , तो उसी ऐप का उपयोग करने वाले सभी सहभागी भी आमंत्रण की प्रतिक्रियाएँ देख सकते हैं।
मैक पर मीटिंग आउटलुक को किसने स्वीकार किया है, इसकी जांच कैसे करें
जब आप Mac पर Microsoft Outlook का उपयोग करके मीटिंग शेड्यूल करते हैं , तो सहभागी तुरंत स्वीकार कर सकते हैं। वे अपनी प्रतिक्रिया संपादित भी कर सकते हैं और आपसे मिलने के लिए दूसरी बार अनुरोध कर सकते हैं। यदि हां, तो आपके पास उनके प्रस्ताव पर प्रतिक्रिया देने के लिए वही विकल्प हैं।
आमंत्रित व्यक्ति अस्थायी रूप से स्वीकार कर सकते हैं, अस्वीकार कर सकते हैं या प्रतिक्रिया न देने का विकल्प चुन सकते हैं। आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके अपने आमंत्रण पर उपस्थित लोगों के जवाब देख सकते हैं।
इसके बाद, आप प्रत्येक सहभागी के बगल में एक उत्तर देखेंगे, विशेष रूप से वे जिन्होंने "अभी प्रतिक्रिया दें" विकल्प का उपयोग किया होगा और तुरंत स्वीकार कर लिया होगा। आमंत्रित व्यक्ति अपनी प्रतिक्रिया को अस्वीकार या स्थगित करने का विकल्प भी चुन सकते हैं।
उपस्थित व्यक्ति द्वारा आपको भेजे गए जवाबों की तिथि या समय देखने के लिए आपके पास कोई विकल्प नहीं है। अगर आपको प्रतिक्रियाओं के लिए टाइमस्टैम्प की आवश्यकता है, तो आप प्रतिक्रिया प्राप्त होने पर रिकॉर्ड प्राप्त करने के लिए प्राप्त ईमेल अधिसूचनाओं को सहेज सकते हैं।
आप अपने आमंत्रण के प्रतिसादों को तालिका के रूप में सूचीबद्ध देखेंगे। इससे समस्या हो सकती है क्योंकि आप सूची को सॉर्ट और फ़िल्टर नहीं कर सकते। यहां एक तरीका है जो आपको अपनी प्रतिक्रियाओं को क्रमबद्ध करने की अनुमति देता है:
मैक आउटलुक ऐप पर आप प्राप्तकर्ताओं की अधिकतम संख्या 500 प्रति ईमेल ट्रैक कर सकते हैं। हालाँकि, एक वितरण सूची केवल एक प्राप्तकर्ता के रूप में गिना जाता है। साथ ही, बड़ी मीटिंग्स के लिए सहभागी प्रतिसादों को ट्रैक करने के लिए आपके पास Outlook का अद्यतन संस्करण होना चाहिए.
आईफोन पर मीटिंग आउटलुक को किसने स्वीकार किया है, इसकी जांच कैसे करें
आपकी मीटिंग में कौन शामिल हो रहा है, इसकी निगरानी करना iPhone पर Outlook का उपयोग करना अधिक सुविधाजनक है। आपको कहीं भी जाने की आज़ादी है और फिर भी देखें कि योजनाओं को अंतिम रूप देते समय कौन मौजूद रहेगा। इस लाभ का आनंद लेने के लिए, आपको शुरू करने के लिए Microsoft Outlook ऐप डाउनलोड करना होगा।
Microsoft Outlook ऐप को डाउनलोड करने के निर्देश इस प्रकार हैं (यदि आपके पास यह पहले से नहीं है):
अब आप अपने आमंत्रण पर उपस्थित लोगों की प्रतिक्रियाओं की जांच करने के लिए आउटलुक का उपयोग करने के लिए तैयार हैं। निम्न कार्य करके प्रारंभ करें:
जैसे ही आउटलुक कैलेंडर आपके आईफोन से सिंक होता है, आपके कंप्यूटर पर जोड़े गए ईवेंट आपके डिवाइस को पॉप्युलेट कर देते हैं। याद रखें कि उपस्थित लोगों की जानकारी देखने के लिए मीटिंग को आपके प्राथमिक कैलेंडर में बनाया जाना चाहिए। आप द्वितीयक कैलेंडर से आमंत्रित किए गए लोगों की प्रतिक्रियाओं को ट्रैक नहीं कर सकते।
एंड्रॉइड फोन पर मीटिंग आउटलुक को किसने स्वीकार किया है इसकी जांच कैसे करें?
यदि आप Android डिवाइस का उपयोग करते हैं, तो आप अपनी मीटिंग आयोजित करते समय अधिक गतिशीलता प्राप्त कर सकते हैं। पता करें कि चलते-फिरते आपके Android फ़ोन पर किसने आपका मीटिंग आमंत्रण स्वीकार किया। इससे पहले कि आप जांच कर सकें, आपको सबसे पहले अपने डिवाइस पर एंड्रॉइड ऐप के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक डाउनलोड करना होगा।
एंड्रॉइड ऐप के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक डाउनलोड करने के निर्देश (यदि आपने पहले से नहीं किया है):
एक बार आपके पास ऐप आ जाने के बाद, ऐप को आपके फ़ोन से सिंक करने का समय आ गया है। यदि मीटिंग की जानकारी आपके कंप्यूटर या टैबलेट पर सेट की गई थी, तो आपके फ़ोन पर ऐप अपने आप पॉप्युलेट हो जाएगी। जब यह सिंक करना समाप्त कर लेता है, तो आप अपने Android डिवाइस का उपयोग करके अपने मीटिंग आमंत्रण के प्रतिसाद देख सकते हैं। आरंभ करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
आप मीटिंग विंडो के ऊपर बाईं ओर उपस्थित लोगों के जवाब देखेंगे। यहां से, आप उन आमंत्रितों के नाम देख सकते हैं जिन्होंने स्वीकार और अस्वीकार किया। जिन उपस्थित लोगों ने उस बिंदु पर प्रतिक्रिया नहीं दी, उनकी स्थिति के रूप में उनके नाम के आगे "कोई नहीं" होगा। आप ईमेल द्वारा उनके साथ फ़ॉलो अप करना चुन सकते हैं या यह देखने के लिए बाद में वापस आकर देख सकते हैं कि क्या वे प्रतिक्रिया देते हैं।
आपके लिए हार्दिक आमंत्रण है
किसी भी आकार की बैठक की योजना बनाने के लिए आउटलुक एक सहायक उपकरण है। आप पाँच से पाँच सौ आमंत्रितों से एक बैठक का समन्वय कर सकते हैं और फिर भी यह देख सकते हैं कि कितने उपस्थित होंगे। आउटलुक ऐप को डाउनलोड और उपयोग करने के निर्देश बहुत आसान हैं। लेकिन मीटिंग आमंत्रण का कुशल ट्रैक रखने के लिए आउटलुक का उपयोग करने के पुरस्कार अनमोल हैं।
क्या आप व्यवसाय से संबंधित बैठकों के अलावा अन्य मीटिंग्स के लिए आउटलुक का उपयोग करते हैं? हमें बताएं कि आपने नीचे टिप्पणी अनुभाग में किन अन्य घटनाओं के लिए ऐप का उपयोग किया है।
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